Статистика показує, що все більше професіоналів обирають фріланс як форму зайнятості. У цьому контексті питання, як фрілансеру організувати свою роботу, набуває особливої важливості. Для креативних спеціалістів, таких як дизайнери, фотографи та копірайтери, ефективна самоорганізація є ключовою для успіху. Цей вступ стосується важливості вміння правильно розподіляти свій час, організовувати робоче місце, та розвивати професійні навички для досягнення кар'єрного росту та збільшення доходів.
Зручний канал комунікації
Комунікація з клієнтом у зручному для фрілансера каналі є важливою складовою успішного проекту. Незалежно від того, через який канал надходить запит (соціальні мережі, мессенджери, електронна пошта, або навіть телефонний дзвінок), важливо враховувати, як фрілансеру організувати свою роботу, щоб комунікація була комфортною. Це може означати встановлення основного способу зв’язку та перенаправлення діалогу у зручний для фрілансера канал. Основні канали зв’язку часто включають мессенджери та електронну пошту, кожен з яких має свої переваги та недоліки.
Мессенджери
Для прикладу розглянемо Telegram — один із найпопулярніших мессенджерів серед фрілансерів. Більшість з нас вже багато років спілкуються по проектах саме в ньому.
Плюси:
- групування діалогів у тематичні папки;
- можливість закріпити діалоги та повідомлення, щоб вони завжди були перед очима;
- підтримка файлів різного формату — їх можна відправляти та зберігати у чаті;
- створення чат-ботів для автоматичних відповідей та розсилок;
- аудіо- та відеодзвінки;
- легка налаштування.
Мінуси:
- перемішуються інформаційні канали, особисті та робочі повідомлення — через це інформація може загубитися, а людина не буде відпочивати навіть у неробочий час, бачачи повідомлення від замовника;
- функції голосових повідомлень та дзвінків часто використовуються без попереднього обговорення, що порушує особисті кордони та доставляє дискомфорт;
- мессенджери налаштовують на більш неформальне спілкування — це ускладнює формулювання технічного завдання та зворотного зв’язку;
- можна односторонньо безповоротно видалити повідомлення або цілком діалог.
Електронна пошта
У всіх поштових службах функції приблизно однакові, тому розглянемо універсальні аспекти, які впливають на роботу фрілансера.
Плюси:
- Автоматичне сортування листів за відправником;
- Маркери для листів: важливе, непрочитане або термінове;
- Відправка листів одночасно кільком отримувачам;
- Можливість зберегти весь діалог без одностороннього видалення або редагування;
- Підтримка файлів великого розміру;
- Більш формальний і структурований діалог.
Мінуси:
- Пошту перевіряють рідше, ніж мессенджери, тому комунікація ведеться повільніше;
- Неможливість здійснювати дзвінки, потрібно користуватися сторонніми сервісами для презентацій;
- На написання листа дійсно йде більше часу.
Не поодинокими є випадки, коли у конфліктній ситуації замовник видаляв повідомлення або цілі діалоги. Як в цій ситуації фрілансеру організувати свою роботу ефективно? Визначіть для себе чітко: робота обговорюється по пошті, а додаткові питання після розробки — у мессенджерах. Так вам вдасться розділити особисте і робоче.
Важливо не читати повідомлення від замовника поза робочими годинами, навіть якщо вони здаються незначними, адже це віднімає особистий час. Необхідно навчитися відкладати діалог на робочі години.
Роботу над проектом ділимо на три етапи
Для ефективного робочого процесу недостатньо щодня сідати за комп’ютер на 5−6 годин з метою роботи. Найефективніший спосіб виконувати проекти в строк, а іноді навіть раніше, — розбити роботу на три етапи.
Перший етап — фіксація всіх проектів, їхніх стадій: комунікація, розробка, корекція, документація, очікування — і виконаної роботи.
Можна використовувати таск-менеджер Trello, де створити дошку для кожного поточного проекту і вже в назві описуємо етап роботи. Окремими кольорами виділяємо проекти, які перебувають на стадії запуску або обговорення. Так легше розуміти не лише поточну, але і майбутню зайнятість.
Другий етап — максимально детальний опис стадій кожного проекту на тиждень. Важливо встановити обов’язковий мінімум виконаних завдань, їх бажаний обсяг, а також ідеальний максимум, до якого хотілося б прагнути.
Третій етап — опис завдань на кожен день. В ідеалі це потрібно зробити якнайбільш детально та конкретно:
❌ намалювати логотип
✅ продумати метафору, прописати асоціації, намалювати образи, вибрати шрифти і так далі
Кожен етап краще виконувати окремо — так робота піде швидше.
Завдання на тиждень і на день можна фіксувати не лише в спеціальних сервісах, але і більш консервативним способом — в щоденнику. Однак загальне керівництво проектами все ж рекомендовано довіряти таск-менеджерам: Trello, Todoist, YouGile та Remember The Milk.
Заповнювати та оновлювати інформацію по проектам потрібно мінімум 2 рази на тиждень, в ідеалі - фіксувати процес щоденно. Це допоможе не пропустити жодного нюансу та не забути про дедлайни.
Також варто записувати в список справ швидкі та прості завдання, такі як спілкування з клієнтом. На перший погляд може здатися, що запитати, уточнити, запросити і повідомити — це швидко, але насправді все виявляється інакше.
На всякий випадок я завжди рекомендую інформувати клієнта про етапи роботи. Деякі хвилюються, коли фрілансер мовчить 5−7-10 днів, навіть якщо строки розробки чітко позначені. Варто періодично нагадувати про себе словами:
«Вітаю, зробив [завдання] і розглянув [етап], сьогодні розпочинаю роботу над [етап]. Робота йде чітко за графіком, в обумовлені строки надішлю макет».
Так ви не лише заспокоїте клієнта, але і ознайомите його з процесом розробки.
У встановлення термінів враховуємо час на прокрастинацію
Зазвичай фрілансери більшу частину часу працюють з дому, що призводить до деяких проблем: побутові справи відволікають, і непереборне бажання лягти на диван і почитати книгу, замість наступного технічного завдання від клієнта 🙂
Періодична прокрастинація, якщо вона не перетворюється на довготривалу апатію, — це абсолютно нормальне явище для фрілансера. Тому важливо, як ні дивно, враховувати час і на неї.
Висловлюючи клієнту терміни розробки, можна використовувати таку формулу:
комфортний термін роботи з поточним обсягом + вихідні + два дні на форс-мажор + два дні на прокрастинацію або сповільнену роботу
Звісно, ця формула розрахована лише на великі проекти. Дивно додавати чотири дні до роботи, яку можна виконати за один. Але навіть у такому випадку краще вказувати термін з запасом.
Планування термінів таким способом позбавить від тривоги і паніки, допоможе не відкладати роботу на останній день. Крім того, не доведеться відчувати пригнічуючий відчуття вини під час відпочинку або приступу ліні, що в кінцевому підсумку може призвести до вигорання.
Як організувати робочий простір
Не працюємо в ліжку
Для того щоб у мозку була чітка роздільність між режимами «відпочинок» і «робота», варто прибрати робоче місце подалі від кухні та спальні. Якщо доступні лише передпокій або балкон, то можна облаштувати там міні-кабінет. Звичайне побутове середовище не повинно ставати робочим, інакше з часом мозок припинить відпочивати і переключатися.
Не забуваємо про прибирання
Не варто перенасичувати робочий стіл канцелярськими приладдями, прикрашати його декором і клеїти всюди стікери з нагадуваннями. Краще створити максимально чистий робочий простір: чим менше відволікаючих елементів, тим краще. Не потрібно створювати надмірний затишок: часто розслаблююча атмосфера робить роботу менш продуктивною.
Робочий інструмент тримаємо в порядку
Говорячи про чистоту, не варто забувати і про основний інструмент роботи більшості фрілансерів: комп’ютер, ноутбук, планшет або телефон.
Ось як виглядає добре організований робочий простір:
- Робочий стіл максимально порожній. Можна залишити часто використовувані програми, браузер та теки з файлами.
- Всі теки структуровані, розділені за датами і місяцями. Навігація може бути довгою, але при цьому зрозумілою та прозорою.
- Усі файли містять в собі: назву проекту, вид макету, дату розробки. Це допоможе в будь-який момент знайти потрібний файл.
- Раз в місяць потрібні файли копіюються на зовнішній носій для збереження, а непотрібні видаляються. Не варто накопичувати непотрібну інформацію, краще виділяти час на очищення.
- Інструмент знаходиться в візуальному та технічному порядку. Важливо періодично здавати ноутбук або клавіатуру на чистку, протирати корпус і екран спеціальними засобами, вчасно виправляти різні неполадки.
Як ми працюємо з файлами та документами
Створюємо готові шаблони
Краще заздалегідь створити шаблони всіх документів, які можуть знадобитися під час роботи: резюме, комерційна пропозиція, договір на надання послуг, портфоліо. Редагування шаблону під конкретний проект забере набагато менше часу, ніж створення нового документа.
Те ж саме стосується і спілкування з замовником: можна створити шаблони листів для відповіді на стандартні запитання про строк та вартість роботи. Це дозволить набагато швидше розглядати вхідні заявки.
Зберігаємо файли кількома способами одночасно
Фрілансери, які працюють з файлами та даними, стикаються не лише з розробкою макетів, аналізом даних і спілкуванням з замовником, але й передачею, а також подальшим зберіганням результатів своєї роботи.
Способи зберігання файлів:
- На комп’ютері чи телефоні. Це не найкращий варіант, оскільки великий обсяг файлів впливатиме на продуктивність обладнання.
- На зовнішньому жорсткому диску. Зручний і хороший спосіб, але не завжди мобільний і легкодоступний.
- В хмарних сховищах: Google Drive, Dropbox, iCloud. У цього варіанта є свої недоліки: хмарні сховища потребують доступу до Інтернету і мають обмежений обсяг пам’яті.
- Не зберігати, видаляти. Це рішення може здатися непоганим, але насправді воно зовсім непрактичне, оскільки клієнти час від часу втрачають файли. Крім того, якщо знадобиться додаткова розробка чи коригування через деякий час, то доведеться починати роботу з нуля.
Можна зберігати файли одразу в двох місцях: в хмарному сховищі Google і на зовнішньому жорсткому диску. В першому зберігаються проекти за останній рік — після закінчення року я їх видаляю. На зовнішньому диску зберігається вся робота, я його оновлюю раз на місяць. На комп’ютері залишаються лише проекти поточного місяця для швидкого доступу.
Передаємо файли так, щоб було зручно клієнту На цей раз в першу чергу повинно бути зручно клієнту, тому краще заздалегідь уточнити у нього, як і в якому форматі надіслати файл. Якщо особливих вподобань немає, можна запропонувати свій варіант.
Які способи можна використовувати:
- Відправка архівом на пошту. Найбільш консервативний і непрактичний, але для багатьох єдиний вірний варіант.
- Надання доступу до файлообмінника. Для цього потрібно завантажити всі файли в хмарне сховище і дозволити конкретному користувачу їх завантажувати. При передачі посилання з доступом потрібно домовитися з клієнтом, в які терміни йому слід вивантажити файли.
- Відправка за допомогою спеціальних сервісів. Файли відправляються безпосередньо на електронну пошту — це заощаджує час на створення архіву та вилучення файлів з нього.
Краще пропонувати клієнту всі можливі способи — це покаже вашу спрямованість на клієнта і допоможе уникнути незручних ситуацій: замовник не може розархівувати файл з телефона або відкривати посилання на диск через відсутність аккаунта в Яндексі.
Підсумовуємо Щоб спростити собі роботу як фрілансеру, потрібно фіксувати всі етапи розробки проекту, дотримуватися порядку в щоденнику та таск-менеджері, правильно сортувати і зберігати файли, стежити не лише за внутрішнім, а й зовнішнім робочим простором. Крім того, слід грамотно спілкуватися з клієнтами та не забувати про особисті межі.
Важливо пам’ятати, що всі описані вище дії з проектами, замовниками та файлами — це також робота. І виконувати її слід в робочий час, оскільки не менш важлива частина життя будь-якого фрілансера — якісний відпочинок і саморозвиток.
Автор: Поліна Філіппова (переклад з рос.)